Fot. Materiały promocyjne NASK
Polska administracja stoi u progu kluczowej zmiany. Tą zmianą jest cyfryzacja pracy urzędników – przejście z papierowych dokumentów na elektroniczne. Główną rolę odgrywa tu system EZD RP stworzony przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji. Dzięki EZD RP obsługa spraw jest szybsza, łatwiejsza i bardziej przejrzysta. A to wszystko bezpłatnie i przy pełnym wsparciu NASK.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Rewolucja, która dzieje się teraz. Czym jest EZD RP?
W polskiej administracji publicznej trwa największa od lat transformacja cyfrowa, której trzonem jest EZD RP. Ogólnopolski, bezpłatny system elektronicznego zarządzania dokumentacją, przygotowany dla małych i dużych jednostek. Mogą z niego korzystać zarówno przedszkola i biblioteki, jak i urzędy miasta, a także ogromne instytucje jak ministerstwa. Jego rola jest strategiczna dla sprawnego funkcjonowania państwa i codziennych doświadczeń obywateli.
Aby wdrożyć EZD RP, trzeba odwagi (.). Nie zmienimy wszystkiego w jeden dzień, bo to niemożliwe. Upowszechniając EZD RP, robimy jednak realny i wierzę, że bezpieczny, krok w stronę utrzymania tempa cyfrowego rozwoju Polski, budowania synergii państwa, samorządu i obywateli. Wszyscy musimy być ambasadorami tej zmiany – mówił wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.
Aby wdrożyć EZD RP, trzeba odwagi (.). Nie zmienimy wszystkiego w jeden dzień, bo to niemożliwe. Upowszechniając EZD RP, robimy jednak realny i wierzę, że bezpieczny, krok w stronę utrzymania tempa cyfrowego rozwoju Polski, budowania synergii państwa, samorządu i obywateli. Wszyscy musimy być ambasadorami tej zmiany – mówił wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Fot. Materiały promocyjne NASK
Fot. Materiały promocyjne NASK
EZD RP to system back-office, czyli narzędzie zaprojektowane przede wszystkim dla administracji. Obywatel nie „loguje się” do EZD RP, nie wypełnia w nim formularzy i nie śledzi swoich spraw wewnątrz systemu.
Jednak każdy wniosek złożony przez ePUAP, wiadomość z e-Doręczeń czy wpływający do urzędu trafia do środowiska, którego sercem jest właśnie EZD RP.
To tam dokument jest rejestrowany, opisywany, kierowany do właściwych osób, analizowany, akceptowany, a na końcu obsługiwany i archiwizowany. Jeśli ten proces przebiega sprawnie, obywatel szybciej otrzymuje odpowiedź, a jego sprawa nie ”gubi się” w biurokracji.
Jednak każdy wniosek złożony przez ePUAP, wiadomość z e-Doręczeń czy wpływający do urzędu trafia do środowiska, którego sercem jest właśnie EZD RP.
To tam dokument jest rejestrowany, opisywany, kierowany do właściwych osób, analizowany, akceptowany, a na końcu obsługiwany i archiwizowany. Jeśli ten proces przebiega sprawnie, obywatel szybciej otrzymuje odpowiedź, a jego sprawa nie ”gubi się” w biurokracji.
Fot. Materiały promocyjne NASK
EZD RP jest bezpłatny. Instytucje nie kupują licencji, nie muszą inwestować w kosztowne serwerownie ani budować specjalistycznych zespołów IT. System chmurowy jest udostępniany w ramach usług państwa, rozwijany, utrzymywany i zabezpieczany przez NASK.
Jego użytkownicy są bezpłatnie szkoleni w ramach wdrażania EZD RP i otrzymują pełne wsparcie instytutu w tym procesie. Równocześnie to projekt bezpieczny, budowany zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
EZD RP nie jest jedynie technologiczną nowinką. To fundament, na którym można budować cyfrową administrację na miarę nowoczesnego państwa.
Jego użytkownicy są bezpłatnie szkoleni w ramach wdrażania EZD RP i otrzymują pełne wsparcie instytutu w tym procesie. Równocześnie to projekt bezpieczny, budowany zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
EZD RP nie jest jedynie technologiczną nowinką. To fundament, na którym można budować cyfrową administrację na miarę nowoczesnego państwa.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Jak EZD RP zmienia codzienność urzędów?
Przede wszystkim poprawia organizację pracy w urzędach – dużych i małych. To zmiana całej logiki funkcjonowania instytucji, która przekłada się na realny efekt w postaci łatwiejszej obsługi spraw
Szybszy obieg dokumentów
Obsługa i przetwarzanie papierowych dokumentów zajmuje dużo czasu: przenoszenie wydruków między pokojami, ich podpisywanie, skanowanie, ręczne kompletowanie akt. W EZD RP cała ścieżka odbywa się elektronicznie, a dokument trafia do właściwej osoby w kilka sekund. Dla obywatela oznacza to krótszy czas załatwienia sprawy. Szczególnie tam, gdzie wymagana była wieloetapowa akceptacja.
Transparentność procesów
Każdy dokument w EZD RP posiada swoje metadane, historię przypisanych użytkowników i określone statusy. Pracownik wie, na jakim etapie znajduje się sprawa, kto ją przeglądał, a kto powinien podjąć kolejne działania. To eliminuje zjawisko ”zaginionych akt”, umożliwia szybkie reagowanie i znacząco podnosi jakość zarządzania. Oznacza też spójność i ciągłość działań na dokumentach.
Mniej biurokracji
EZD RP eliminuje działania, które były powtarzalne. Wiele pism generowanych jest automatycznie, a formularze uzupełniają się danymi z wcześniejszych etapów. Dzięki integracji z ePUAP i e-Doręczeniami nie trzeba już ręcznie przenosić danych między systemami.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Mniej papieru, mniej drukarek, mniej przesyłek wewnętrznych. To realne oszczędności dla jednostek. Ale zyski są również organizacyjne. Dyrektorzy urzędów mają dostęp do raportów i statystyk, mogą identyfikować wąskie gardła, analizować przepływy pracy i skuteczniej planować zasoby.
Przykłady z praktyki
EZD RP sprawdza się w dużych instytucjach: ministerstwach, centralnych urzędach czy wojewódzkich jednostkach administracji, a także w niewielkich podmiotach: przedszkolach, bibliotekach, MOPS-ach czy placówkach zdrowia.
To właśnie elastyczność i skalowalność EZD RP sprawiają, że model administracji bez papieru staje się standardem w całym kraju.
Przede wszystkim poprawia organizację pracy w urzędach – dużych i małych. To zmiana całej logiki funkcjonowania instytucji, która przekłada się na realny efekt w postaci łatwiejszej obsługi spraw
Szybszy obieg dokumentów
Obsługa i przetwarzanie papierowych dokumentów zajmuje dużo czasu: przenoszenie wydruków między pokojami, ich podpisywanie, skanowanie, ręczne kompletowanie akt. W EZD RP cała ścieżka odbywa się elektronicznie, a dokument trafia do właściwej osoby w kilka sekund. Dla obywatela oznacza to krótszy czas załatwienia sprawy. Szczególnie tam, gdzie wymagana była wieloetapowa akceptacja.
Transparentność procesów
Każdy dokument w EZD RP posiada swoje metadane, historię przypisanych użytkowników i określone statusy. Pracownik wie, na jakim etapie znajduje się sprawa, kto ją przeglądał, a kto powinien podjąć kolejne działania. To eliminuje zjawisko ”zaginionych akt”, umożliwia szybkie reagowanie i znacząco podnosi jakość zarządzania. Oznacza też spójność i ciągłość działań na dokumentach.
Mniej biurokracji
EZD RP eliminuje działania, które były powtarzalne. Wiele pism generowanych jest automatycznie, a formularze uzupełniają się danymi z wcześniejszych etapów. Dzięki integracji z ePUAP i e-Doręczeniami nie trzeba już ręcznie przenosić danych między systemami.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Mniej papieru, mniej drukarek, mniej przesyłek wewnętrznych. To realne oszczędności dla jednostek. Ale zyski są również organizacyjne. Dyrektorzy urzędów mają dostęp do raportów i statystyk, mogą identyfikować wąskie gardła, analizować przepływy pracy i skuteczniej planować zasoby.
Przykłady z praktyki
EZD RP sprawdza się w dużych instytucjach: ministerstwach, centralnych urzędach czy wojewódzkich jednostkach administracji, a także w niewielkich podmiotach: przedszkolach, bibliotekach, MOPS-ach czy placówkach zdrowia.
To właśnie elastyczność i skalowalność EZD RP sprawiają, że model administracji bez papieru staje się standardem w całym kraju.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Jakie są modele wdrożenia EZD RP?
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją wymaga szczególnej ochrony danych. EZD RP został zaprojektowany tak, aby zapewnić ją na najwyższym poziomie. Dane osobowe czy informacje wrażliwe są więc odpowiednio zabezpieczone.
• Bezpieczeństwo danych i kontrola dostępu. System opiera się na zaawansowanym modelu kont użytkowników, w którym dostęp jest ściśle dostosowany do ról i zadań urzędnika. Każdy dokument jest widoczny wyłącznie dla osób, które są niezbędne do procedowania danej sprawy i mają odpowiednie uprawnienia. Wszystkie operacje są rejestrowane, a integralność danych jest stale monitorowana.
• Ochrona infrastruktury i chmura. EZD RP można wdrożyć jako usługę chmurową (SaaS EZD RP). Oznacza to, że instytucje nie potrzebują własnej serwerowni. Korzystają z infrastruktury zarządzanej centralnie, zabezpieczonej i utrzymywanej przez wyspecjalizowane zespoły NASK i COI. Dostęp do chmury rządowej odbywa się przez zabezpieczone kanały, a dane są przechowywane zgodnie z wymogami krajowych przepisów.
• Bezpieczeństwo danych i kontrola dostępu. System opiera się na zaawansowanym modelu kont użytkowników, w którym dostęp jest ściśle dostosowany do ról i zadań urzędnika. Każdy dokument jest widoczny wyłącznie dla osób, które są niezbędne do procedowania danej sprawy i mają odpowiednie uprawnienia. Wszystkie operacje są rejestrowane, a integralność danych jest stale monitorowana.
• Ochrona infrastruktury i chmura. EZD RP można wdrożyć jako usługę chmurową (SaaS EZD RP). Oznacza to, że instytucje nie potrzebują własnej serwerowni. Korzystają z infrastruktury zarządzanej centralnie, zabezpieczonej i utrzymywanej przez wyspecjalizowane zespoły NASK i COI. Dostęp do chmury rządowej odbywa się przez zabezpieczone kanały, a dane są przechowywane zgodnie z wymogami krajowych przepisów.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Fot. Materiały promocyjne NASK
Fot. Materiały promocyjne NASK
Jak zauważył Radosław Maćkiewicz, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki (COI) – Pokazujemy, że potrafimy działać wspólnie. Co istotne, realizując takie projekty jak SaaS EZD RP, zapewniamy suwerenność technologiczną państwa. Nie musimy się obawiać, czy usługi dostarczane przez wielkie zagraniczne firmy będą dostępne, czy nie. SaaS EZD RP to projekt, który znacząco przyspieszy cyfryzację kraju.
EZD RP można wdrażać na kilka sposobów:
• jako usługę chmurową SaaS,
• w modelu lokalnym (on-premise),
• w modelu hybrydowym.
Dzięki temu każda jednostka może korzystać z systemu w sposób, który jej najbardziej odpowiada.
EZD RP można wdrażać na kilka sposobów:
• jako usługę chmurową SaaS,
• w modelu lokalnym (on-premise),
• w modelu hybrydowym.
Dzięki temu każda jednostka może korzystać z systemu w sposób, który jej najbardziej odpowiada.
Fot. Materiały promocyjne NASK
EZD RP dla wszystkich. Od przedszkola po ministerstwo
Jednolity charakter EZD RP jest jego największą przewagą. Jeden system używany w całym kraju przez tysiące instytucji oznacza nie tylko niższe koszty, ale również większą interoperacyjność i standaryzację procesów.
EZD RP jest już wykorzystywany przez niemal 1600 podmiotów. Od najmniejszych jednostek organizacyjnych, przez gminy i powiaty, po organy administracji rządowej. Jednak wciąż tylko około 30 proc. jednostek administracji publicznej wykorzystuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Zwiększanie tej liczby jest kluczowe dla cyfrowej transformacji państwa.
Integracja systemu z usługami, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia i Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) oznacza spójny obieg. Na tym samym poziomie będzie przebiegała obsługa obywatela w małym urzędzie gminy, co w ogromnym ministerstwie.
EZD RP jest już wykorzystywany przez niemal 1600 podmiotów. Od najmniejszych jednostek organizacyjnych, przez gminy i powiaty, po organy administracji rządowej. Jednak wciąż tylko około 30 proc. jednostek administracji publicznej wykorzystuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Zwiększanie tej liczby jest kluczowe dla cyfrowej transformacji państwa.
Integracja systemu z usługami, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia i Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) oznacza spójny obieg. Na tym samym poziomie będzie przebiegała obsługa obywatela w małym urzędzie gminy, co w ogromnym ministerstwie.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Fot. Materiały promocyjne NASK
Polska przyszłości. Cyfrowa, oszczędna i przyjazna obywatelom
Fot. Materiały promocyjne NASK
Patrząc w przyszłość, Polska ma szansę stać się państwem naprawdę cyfrowym. Sprawnym, oszczędnym i nastawionym na obsługę obywatela. EZD RP jest kamieniem milowym w tej podróży.
System wpisuje się w wizję e-państwa, w którym:
• dokumentacja tworzona jest i obsługiwana elektronicznie,
• kontakt z administracją odbywa się sprawnie,
• urzędy działają w sposób transparentny i efektywny,
• obywatele nie muszą zmagać się z tonami papieru i kolejkami.
Istotnym elementem są środki z Krajowego Planu Odbudowy (KPO), które służą upowszechnieniu EZD RP. Pozyskane fundusze europejskie przeznaczone są na nowe wdrożenia, budowę infrastruktury chmurowej, liczne szkolenia, wsparcie wdrożeniowe i przygotowanie instytucji do pracy bez papieru.
System wpisuje się w wizję e-państwa, w którym:
• dokumentacja tworzona jest i obsługiwana elektronicznie,
• kontakt z administracją odbywa się sprawnie,
• urzędy działają w sposób transparentny i efektywny,
• obywatele nie muszą zmagać się z tonami papieru i kolejkami.
Istotnym elementem są środki z Krajowego Planu Odbudowy (KPO), które służą upowszechnieniu EZD RP. Pozyskane fundusze europejskie przeznaczone są na nowe wdrożenia, budowę infrastruktury chmurowej, liczne szkolenia, wsparcie wdrożeniowe i przygotowanie instytucji do pracy bez papieru.
Fot. Materiały promocyjne NASK
Dzięki nim możliwe jest m.in. stworzenie infrastruktury chmurowej dla 300 tys. użytkowników, przeszkolenie 75 tys. tysięcy pracowników oraz wdrożenie EZD RP w dwóch tysiącach jednostek. To właśnie te fundusze pozwalają osiągnąć cel, aby do 2035 roku elektroniczne zarządzanie dokumentacją stało się standardem.
Więcej informacji dotyczących EZD RP i elektronicznego zarządzania dokumentacją: https://www.ezdrp.gov.pl/kpo
Materiał promocyjny NASK.
Więcej informacji dotyczących EZD RP i elektronicznego zarządzania dokumentacją: https://www.ezdrp.gov.pl/kpo
Materiał promocyjny NASK.
reklama